„Die Introvertierten kommen bei Online-Konferenzen oft mehr aus sich raus“

15.12.2020
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Das wöchentliche Meeting mit den Kollegen, der Lunch mit den Geschäftspartnern oder die Produktvorstellung bei Kunden – so gut wie jede persönliche Form des Zusammentreffens ist seit einem dreiviertel Jahr durch die Coronakrise nicht mehr möglich. Neue virtuelle Treffpunkte haben sich etabliert und Meetings werden nun vor allem über Videokonferenzen abgehalten. ‘markt intern‘ hat sich mit Coach und Trainerin Julia Peters aus Langenfeld darüber unterhalten, welche Do’s und Dont’s es bei Online-Meetings gibt, wie man die Spannung bei allen Teilnehmern hält und wie die eigene Persönlichkeit auch über den Bildschirm gut zur Geltung kommt.

 

Wie manage ich mein Team über Video-Konferenzen und halte bei allen Teilnehmern die Spannung während des Meetings?

Julia Peters: Der größte Unterschied ist zunächst, dass wir uns normalerweise mit anderen Menschen physisch in einem Raum treffen: Aus dem Augenwinkel sehe ich, wie sich die Leute bewegen, ich habe einen Tisch vor mir, nehme andere Gegenstände im Raum wahr. Dadurch ist eine ganz andere Konzentrationsspanne möglich. Im virtuellen Raum sind die Menschen schon nach sehr kurzer Zeit mit den Gedanken ganz woanders. Das ist auch die größte Herausforderung für Meetings. Ein absolutes Don’t ist, dass ein Teilnehmer eine halbe Stunde am Stück einen Monolog hält. Wer die Spannung halten will, muss Abwechslung bieten und konkrete Aufgaben an die Teilnehmer verteilen und sie beispielsweise bitten, eine Antwort auf eine Frage in den Chat zu schreiben. Es gibt bei der Meeting-Software Zoom auch die Möglichkeit, kleine Umfragen zu machen. Man kann auch kleinere Gruppenarbeiten einbauen. Wichtig ist es, die Formate zu wechseln, um damit die Leute bei der Stange zu halten. Viele beklagen bei Videokonferenzen, dass sie nicht so persönlich sind, wie normale Treffen. Diese persönliche Note bringe ich immer mit einem kleinen Check-In rein. Das kann man zeitlich auf 60 Sekunden pro Teilnehmer begrenzen, was am Anfang etwas Übung erfordert. In den 60 Sekunden muss jeder eine persönliche Frage beantworten und beispielsweise erzählen, wie es einem gerade geht oder was einen an einem bestimmten Thema besonders interessiert. Bei physischen Treffen würde man das im Smalltalk auf dem Weg in den Meeting-Raum machen. Diese menschliche Note reinzubringen, ist ganz wichtig. Und es ist wichtig, dass der Moderator jeden einzelnen gezielt anspricht und auffordert, etwas von sich zu erzählen.

 

Welche Grundregeln sollten alle Teilnehmer eines Video-Meetings beachten?

Vorher ist am wichtigsten, dass jeder für sich checkt, ob er mit der Technik zurecht kommt und alles läuft. Wer geübt ist, kann natürlich auch erst kurz vorher ins Meeting kommen, aber alle anderen sollten ein bisschen mehr Zeit einplanen, damit man pünktlich beginnen kann. Pünktlichkeit ist bei Online-Meetings noch wichtiger, als in physischen Meetings. Für eine bessere Tonqualität ist es oft sinnvoll ein Headset zu benutzen oder zumindest in einem geschützten Raum ohne Umgebungsgeräusche zu sitzen. Bei vielen Teilnehmern ist es wichtig, dass sie sich selbst stumm schalten, wenn sie nichts sagen möchten. Außerdem hilft es, direkt zu Beginn der Online-Konferenz die Regeln zu erläutern, um für eine gute Gesprächsatmosphäre zu sorgen. Ein Problem ist häufig, dass sich die Teilnehmer gegenseitig ins Wort fallen und sich manche dann gar nicht mehr trauen, etwas zu sagen. Man kann sich daher zu Beginn darauf einigen, dass jeder, der etwas sagen möchte, vorher die Hand heben muss.

 

Was sind absolute No-Go‘s in Online-Meetings?

Sich bewusst nicht an die vereinbarten Regeln zu halten, geht überhaupt nicht. Auch die vorgegebenen Zeiten sind einzuhalten. Also wenn der Moderator dir 60 Sekunden Zeit gibt, dich vorzustellen oder eine Frage zu beantworten, dann solltest du das auch hinbekommen. Überhaupt ist es hilfreich, als Moderator ein Online-Meeting durchzuplanen und da braucht es dann auch die Selbstdisziplin aller Teilnehmer, damit der Zeitplan auch umgesetzt werden kann. Auch vorgegebene Pausenzeiten sollte man einhalten und nicht erst nach zehn Minuten zurückkommen, wenn eigentlich nur fünf Minuten vereinbart waren. Ich finde es auch unhöflich, wenn ein Teil der Teilnehmer die Kamera bewusst ausgeschaltet lässt, es sei denn, es gibt triftige Gründe dafür, z.B. dass die Bandbreite für die Übertragung sonst nicht ausreichend ist. Bei der Kleidung sollte man natürlich auch auf ein ordentliches Outfit im Oberkörperbereich achten. Ich trage gern kontrastreichere Kleidung oder leuchtende Farben, das bringt etwas mehr Präsenz rüber. Und natürlich kann man sich im professionellen Umfeld Gedanken machen, wie es hinter einem aussieht. Als Unternehmer kann man beispielsweise ein Roll-up mit dem Logo hinter sich aufstellen.

 

Wie strukturiere ich meine Online-Videokonferenzen und ermutige zur Mitarbeit und Beteiligung?

Der Moderator sollte sich auf jeden Fall einen zeitlichen Ablaufplan machen, in dem festgehalten ist, was man wann machen möchte. Alle drei bis fünf Minuten erfolgt im Idealfall irgendeine Abwechslung. Wenn man also eine PowerPoint-Präsentation hält, kann man nach einer Folie rausgehen und bewusst die Teilnehmer nach Rückfragen fragen und sie bitten, etwas in den Chat zu schreiben. Und man sollte eben, wie schon erwähnt, einen persönlichen Rahmen schaffen. Also am Anfang den Check-In machen, aber am Ende auch den Check-Out nicht vergessen. Da sollte auch wirklich jeder Teilnehmer zu Wort kommen. Am Ende ist das auch eine tolle Chance, direkt ein Feedback zu bekommen und offene Fragen zu klären.

 

Was sind aus Ihrer Sicht die besonderen Vorteile von Zoom gegenüber Skype, Microsoft Teams, Webex, Google Meet, Jitsi oder anderen Plattformen? Lohnt sich ein bezahlter Premium-Account?

Ich mag Zoom am liebsten, weil es bisher das einzige Tool war, das erlaubt, in die so genannten Break-Out-Rooms zu gehen und das auch im großen Stil. MS Teams hat allerdings kürzlich eine solche Möglichkeit ebenfalls angekündigt. Wenn ich beispielsweise ein Meeting mit 20 Personen habe, kann ich über die Break-Out-Sessions Arbeitsgruppen bilden. Das kann man gezielt machen oder auch per Zufallsgenerator kleinere Gruppen bilden lassen. Für Produktschulungen ist das zum Beispiel sinnvoll, wenn es mehr als einen Moderator gibt oder auch wenn es Gruppenaufgaben gibt, die zwischendurch erarbeitet werden sollen. Der Moderator kann die Break-Out-Sessions zeitlich begrenzen, sodass alle nach zehn Minuten automatisch wieder zurück in das Haupt-Meeting kommen. Während in dem Hauptraum Aufzeichnungen möglich sind, sind die Break-Out-Sessions privat. Das ist für Arbeitsgruppen dann eine geschützte Atmosphäre, in der man vielleicht offener sprechen kann. Die anderen Plattformen arbeiten auch an dieser Möglichkeit. Aber ich persönlich mag Zoom auch gerne, weil es sehr einfach und intuitiv zu bedienen ist. Es gibt auch einen tollen Hilfebereich, der Anfängern in kleinen Videos die Plattform erklärt, sodass man sich den Umgang letztendlich sehr gut selbst beibringen kann. Generell muss man sich aber natürlich nach den Kunden richten und da auch flexibel sein. Außerdem zeigt Zoom viele Bildschirme gleichzeitig an, was besonders bei Meetings mit vielen Teilnehmern sinnvoll ist, wenn sich alle sehen sollen. Wenn der Kunde aber eine andere Plattform bevorzugt, dann stelle ich mich darauf natürlich ein. Der Gratis-Account bei Zoom begrenzt Meetings mit mehr als zwei Personen auf 40 Minuten. Da lohnt sich der Premium-Account sehr schnell, weil er einfach professioneller ist.

 

Wie lange sollte aus Ihrer Sicht ein Online-Meeting maximal dauern? Wie viele Teilnehmer sollten maximal daran teilnehmen?

Je persönlicher es werden soll, desto weniger Teilnehmer müssen es sein. Wenn man einfach nur Inhalte senden möchte, würde ich maximal eine Stunde empfehlen. Wenn man als Moderator alleine ist und einen persönlichen Austausch der Personen untereinander forcieren möchte, ist für mich die Obergrenze bei 15 Personen. Wenn es mehr werden, ist ein Co-Moderator sinnvoll, der sich zum Beispiel vor allem um die Technik kümmert. Ab 20-25 Personen wird es dann wirklich unpersönlich, zumindest, wenn nur ein Moderator dabei ist. Mein längstes Zoom-Meeting war acht Stunden lang, zwar mit Pausen, aber das war wirklich zu lang. Ich persönlich finde maximal vier Stunden mit zwei Pausen zwischendurch noch sinnvoll.

 

Sind aus Ihrer Sicht Hybridveranstaltungen (ein Teil der Teilnehmer sitzt im Raum, der Rest ist online zugeschaltet) sinnvoll?

Das kommt auf die Zielsetzung und die Organisation an und kann sehr gut funktionieren. Ich selbst habe z.Bsp. an einem solchen Meeting teilgenommen, bei dem sich drei kleinere Gruppen an drei verschiedenen Orten getroffen haben. Das war gut strukturiert und wir haben uns dann zu bestimmten Zeiten alle online getroffen, um die erarbeiteten Ergebnisse zu besprechen. Es ist aber wichtig, dass alle auf einer Ebene sind. Wenn die, die online zugeschaltet sind, nur zuhören können und sich nicht einbringen dürfen oder es technische Probleme gibt, wird es schwierig. Dann wäre ein Teil der Gruppe außen vor und fühlt sich ausgeschlossen. In dem Fall wäre es sogar besser, wenn sich alle online treffen und dann wieder gleichberechtigt mitarbeiten können.

 

Es gibt Leute, die blühen am Telefon auf, andere brauchen den physischen Raum und persönlichen Kontakt, um aufzuleben - bei vielen Online-Teilnehmern hat man hingegen das Gefühl, dass sie sich nicht wohl fühlen. Woran könnte das liegen?

Man hat in Online-Meetings einen ähnlichen Effekt, wie im echten Leben: Die Extrovertierten verschaffen sich im Zweifelsfall mehr Gehör. Und auch diejenigen, die erfahrener sind mit der Technik, haben natürlich Vorteile. Spannend ist aber, dass bei realen Treffen manche Menschen aufgrund ihrer Körpergröße oder –fülle oder ihrer lauten Stimme im wahrsten Sinne des Wortes mehr Raum einnehmen und dadurch präsenter sind. Das egalisiert sich im virtuellen Raum. Manchen eher Introvertierten helfen Online-Meetings sogar, weil sie sich dann über den Chat einbringen können. Sie fühlen sich dann oft wohler und kommen eher aus sich raus, weil sie Zuhause in ihren eigenen vier Wänden sind und somit in einem geschützteren Raum.

 

Wie könnte es aus Ihrer Sicht für Unternehmen Sinn machen, über Zoom-Meetings in Kontakt mit Kunden zu treten?

Da bietet sich ganz viel an. Alles was mit Training zu tun hat, kann online stattfinden, zum Beispiel Fitnesskurse und Yoga-Einheiten. Ganz toll finde ich auch Online-Gin-Tastings oder Whiskey-Tastings. Es gibt Backabende, die online stattfinden. Alles, wo du das Produkt testen und verbrauchen kannst, kannst du gut online machen. Alles, wo es um den Austausch zu einem Produkt geht, kann man online abbilden. Zoom ist auch einfach eine tolle Möglichkeit, dass sich beispielsweise Fachhändler untereinander aus ganz unterschiedlichen Regionen austauschen und vernetzen und gemeinsam Ideen entwickeln, wie man mit der aktuellen Situation besser umgehen kann. Und das ist ja grundsätzlich das Spannende gerade in der jetzigen Situation: Die meiste Kreativität setzt sich genau dann frei, wenn Grenzen gesetzt sind. Denn: Der Kreativität kennt keine Grenzen. Man muss sich einfach trauen!

 


 

Kurzprofil:

Julia Peters, Jahrgang 1973
https://juliapeters.info/

Nach der Ausbildung zur Wirtschaftsassistentin und dem berufsbegleitenden BWL-Studium an der Fernuniversität Hagen war Julia Peters lange im Projekt- und Produktmanagement bei E-Plus/KPN Group tätig.

Nach ihrem Wechsel zu Vodafone lag ihr Schwerpunkt zunächst im Marketing des Privatkundenbereichs, bevor sie im Personalbereich tätig war und dort ihre Leidenschaft für die Führungskräfteentwicklung und das Talentmanagement entdeckte. Nach der Geburt ihrer beiden Söhne machte sich Julia Peters 2012 als Trainerin und Coach in Langenfeld selbstständig. Ihre Schwerpunktthemen sind Female Leadership, Personal Branding und Purpose Coaching.

 


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Julia Lappert
Pressesprecherin
Themen:
Interviews,
Online & Trends

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