Platte Werbung drucken wir in 'markt intern' nicht ab. Man könnte es vielleicht meinen, weil wir heute ein Thema ausführlich aufgreifen, mit dem wir uns schon einmal in einer zweiseitigen Beilage beschäftigt haben (P 01–02/20): apo­collect heißt das 'Baby' der beiden Apotheker Simon und Gerrit Nattler, Inhaber der ELISANA-Apotheken im Raum Dorsten und Gelsenkirchen. Vielleicht sind Sie schon einmal mit dem Angebot der beiden in Berührung gekommen, weil dieses auf Messen, Tagungen und Kooperationstreffen vorgestellt wurde. Wir möchten Ihnen einen aktuellen, ausführlicheren Einblick bieten:

Aus ihrer beruflichen Erfahrung kannten Gerrit und Simon Nattler viele Schwachpunkte bei der Organisation und den täglichen Abläufen in ihren Apotheken, die den meisten Apothekern nicht fremd sein dürften: Da wäre die überbordende Bürokratie, die es jedem Mitarbeiter immer schwerer macht, den Durchblick zu behalten. Eigentlich möchten die pharmazeutischen Mitarbeiter doch am HV-Tisch Patienten beraten, aber der Papierkram frisst immer mehr ihrer wertvollen Zeit. Hier setzten die beiden Apotheker mit ihrer Idee zu einer Teamsoftware an.

Mit apocollect bauen Apotheken über die tägliche Nutzung ein Unternehmensgedächtnis, ein Unternehmens-Wiki auf. Gleichgültig ob es um Abgabevorschriften, Abrechnungsmodalitäten oder interne Abläufe geht: Anstatt Informationen in Regalen/Ordnern oder an Pinwänden zu suchen, findet jedes Mitglied des Apothekenteams alle Fragen und Antworten perfekt geordnet und dokumentiert in apocollect. So sind die Vorgänge und Informationen später – und genau dann – verfügbar, wenn der gleiche oder ein ähnlicher Sachverhalt mit entsprechenden Fragen wieder auftaucht.

Die zweite Schlüsselfunktion, für die apocollect entwickelt wurde, ist die Kommunikation der Teammitglieder miteinander – und das auch filialübergreifend. Privat sind wir es gewohnt, Plattformen wie WhatsApp, Facebook oder Instagram zu nutzen. In vielen Unternehmen kommunizieren die Mitarbeiter berufliche Angelegenheiten auch über Whats­App. Wir wollen über den Datenschutz an dieser Stelle gar nicht sprechen – es ist auf jeden Fall besser, berufliche und private Nachrichten voneinander zu trennen. Ihre Mitarbeiter werden apocollect schnell als den beruflichen Treffpunkt entdecken und diese Plattform, die alle Regeln des Datenschutzes einhält und ausschließlich in Deutschland gehostet wird, so auch für Mitteilungen unter Kollegen nutzen. Apothekenleiter haben die Möglichkeit, alle relevanten Nachrichten gezielt an die entsprechenden Mitarbeiter zu adres­sieren. So können sie bspw. verschiedene Berufsgruppen und einzelne Filialen ansprechen oder auch dienstliche Anweisungen versenden und abzeichnen lassen.

Im Jahr 2020 berichteten wir über die Basisfunktion Journal (den Treffpunkt für das ganze Team), den Chat und die zen­trale Suche. Recht zügig sind, wie angekündigt, die Mobile App, ein Aufgaben-Manager und ein Team-Kalender ­dazugekommen. Praktisch: Der private und der Apotheken­kalender lassen sich synchronisieren – Dienste eintippen ist damit passé. Seit Herbst gibt es eine Einsatz- und Urlaubs­planung. Nach unserem letzten ausführlichen Bericht vergingen drei ereignisreiche Jahre. Im Gespräch mit Simon Nattler fragten wir deshalb nicht allein nach Neuigkeiten, wir hinterfragten insbesondere, wie die Anwender gerade in der Pandemiephase von diesem System profitierten.

Simon Nattler

„Bei uns stand immer die Kommunikation im Mittelpunkt. Anhand vieler Rückmeldungen der Anwender erkennen wir, dass das Wiki bei den Nutzern am beliebtesten ist. Intensiv genutzt werden ebenso die Chat-Funktion, die Aufgabenübersicht und der Team-Kalender – weil alles wirklich sehr einfach anwendbar ist. In der Pandemie-Phase hatten wir getrennte Teams für die Früh- und Spätschicht eingerichtet. Dabei profitierten wir ganz besonders vom Informationstransfer über apocollect. Gleichgültig was im HV oder im Labor anstand, welche Lieferung erwartet wurde, es war stets eine Live-Übergabe möglich. Nicht nur bei der anfangs schwierigen Organisation der Impfstoff-Lieferungen und deren Abrechnungen waren wir stets up to date.“

Einen (Schluss-)Punkt lässt Simon Nattler niemals aus: „apocollect trägt auch zur Personalgewinnung und -bindung bei. Gleichgültig in welchem Alter und für welche Tätigkeit, die Arbeit mit diesem Tool macht die Stelle für Bewerber wie Team­mitglieder einfach attraktiver. Wer einmal damit gearbeitet hat, der wird sich schwertun, in eine herkömmlich organisierte Apotheke zu wechseln.“

Das jüngste Element, die Einsatz- und Urlaubsplanung, wäre der Anlass, um mit apocollect etwas Neues zu etablieren: Apothekeninhaber/Filialleiter erstellen die Arbeits­pläne sehr einfach, teilautomatisiert und rechtlich sicher. Die Mitarbeiter haben ihre Arbeitszeiten am PC oder per App jederzeit griffbereit und werden über Änderungen benachrichtigt. Für beide Seiten gilt: Sie verlieren sofort keine (Arbeits-) Zeit mehr.

'mi'-Fazit:  apocollect bewährt sich inzwischen in rund 1.800 Apotheken mit 19.000 Mitarbeitern  Alle derzeit verfügbaren Funktionen und viele Hintergrundinformationen finden Sie unter www.apocollect.de. Ebenso die Ankündigung der nächsten Ausbaustufe, eine Arbeitszeiterfassung  Positiv ist zu sehen, wie viele Apotheker sich mit einer Empfehlung ­namentlich nennen lassen  Neukunden werden vom 'Erfinder' mit Webinaren bei den ersten Schritten unterstützt  Nach einer 14-tägigen kostenlosen Testphase kostet die Vollversion (All-in-One) z. B. für eine Apotheke mit 20 Mitarbeitern monatlich 119 €. Einen EDV-Fachmann benötigen Sie zur Einrichtung nicht  Geben Sie uns gern Ihr Feed­back, falls Sie bereits bei apocollect eingestiegen sind oder dies gerade tun: Per E-Mail an apotheke@markt-intern.de  Damit endet dieser Beitrag – mit der Überzeugung, dass apocollect ein nützliches Tool für viele Apotheken sein kann.