Digitale Personalakte Während derzeit viel über die Digitalisierung diskutiert wird, hat sie in unseren Kanzleien längst Einzug gehalten und ist teilweise auf einem hohen Standard. Corona hat dies noch einmal zusätzlich befeuert, sodass der gute alte 'Pendelordner', mit dem Buchhaltungsbelege zwischen Mandant und Kanzlei gewandert sind, mehr und mehr der Vergangenheit angehört. Sofern sich Mandanten nicht davon abbringen lassen, uns immer noch Belege in Papierform zu schicken, werden diese häufig sofort eingescannt und in digitalisierter Form bearbeitet. Viele von uns betreute Unternehmer erkennen jedoch den Vorteil des papierlosen Archivs und bitten uns, auch Belege digital zu archivieren, die für die laufende Buchführung nicht zwingend erforderlich sind. Das ist sicherlich eine Dienstleistung, die wir zur Mandantenbindung kostenlos oder bei größerem Umfang auch gegen Honorar anbieten können. Falls wir jedoch gebeten werden, Unterlagen einzuscannen, die personenbezogene Daten von Mitarbeitern enthalten und die für die laufende Lohnabrechnung nicht zwingend benötigt werden, sollten wir die Mandanten auffordern, zuvor prüfen zu lassen, ob dies arbeitsrechtlich und unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes zulässig ist. Sollte diese Frage für den Einzelfall durch den Mandanten geklärt sein, steht der Führung einer digitalen Personalakte in unserer Kanzlei grundsätzlich nichts entgegen.