Daten und Unterlagen für die Prüfung der DRV

02.07.2019
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­Bereits seit Januar 2014 befindet sich die elektronisch ­unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenver­sicherung im Einsatz. Hierzu werden dem Betriebsprüfungsdienst Daten aus der Buchhaltung elektronisch zur Verfügung gestellt und geprüft, wobei gewünscht ist, dass diese elf Tage vor Beginn der Prüfung übermittelt werden. Nach Bestandskraft des Prüfungsbescheids werden sie gelöscht. Es werden jedoch nicht nur Buchhaltungsdaten der Lohnbuchhaltung elektronisch angefordert oder vor Ort geprüft, sondern auch Daten aus der Finanzbuchhaltung. Hierzu gehören insbesondere die Konten(-gruppen):  Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt Privatentnahmen  Fremdleistungen Löhne und Gehälter (einschließlich Tantiemen, Sachzuwendungen) Beiträge zur Berufsgenossenschaft Sachzuwendungen an Arbeitnehmer  Fahrtkostenerstattung Wohnung/Tätigkeitsstätte  Fahrzeugkosten Werbekosten Reisekosten Fremdarbeiten Freiwillige Sozialleistungen. In der Praxis ist die elek­tronische Übermittlung der Buchhaltungskonten grundsätzlich eine Vereinfachung bei der Betreuung von Betriebsprüfungen, da sie nicht mehr, wie in der Vergangenheit, während der Prüfung umständlich ausgedruckt werden müssen. Digitalisierung und elektronische Auswertung ermöglichen es den Prüfern der Sozialversicherung, den Umfang ihrer Tätigkeit auszuweiten. Schon lange kontrolliert die Deutsche Rentenversicherung weit mehr als die Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften bei der Auszahlung von Löhnen und Gehältern (siehe Beilagen zu 'stbi' 07/19 und 09/19). Das Augenmerk gilt zunehmend der Überprüfung weiterer Sachverhalte, z. B. ob der betreffende Arbeitgeber grundsätzlich oder in ­Einzelfällen zur Abführung der Künstlersozialabgabe verpflichtet ist. Hierzu werden insbesondere die Werbekosten durchleuchtet. Ein weiterer Prüfungsschwerpunkt ist nach wie vor die Frage der Scheinselbständigkeit. Diesbezüglich rücken vermehrt auch die Grundstücksauf­wendungen – insbesondere Reinigungskosten – ins Blickfeld. Sobald sich der Rentenversicherungsträger mit einer Prüfungsanordnung meldet, sollte im Zuge der sorgfältigen Vorbereitung ein kritischer Blick auf die fraglichen Buchhaltungskonten geworfen werden, um auf Fragen des Prüfers vorbereitet zu sein. Im letzten Jahr hat die Betriebs­prüfung der Deutschen Rentenversicherung 29 % aller Arbeitgeber überprüft. Damit ist der gesetzliche Auftrag (§ 28p SGB IV) erfüllt, Betriebsprüfungen mindestens alle vier Jahre durchzuführen.

StB Günter J. Stolz
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Dipl.-Kfm. Karl-Heinz Klein
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