Freude nicht nur zur Weihnachtszeit: Sachzuwendungen an Mitarbeiter

07.12.2021
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Die Regel ist: Sachzuwendungen an Mitarbeiter gehören bei diesen regelmäßig zum steuerpflichtigen (und auch ­sozialversicherungspflichtigen) Arbeitslohn. Aber keine Regel ohne Ausnahme! Bei Aufmerksamkeiten oder Gelegenheitsgeschenken, also solchen nicht über 60 €, entsteht weder Lohnsteuer- noch Sozialversicherungspflicht. Solche Gelegenheitsgeschenke sind beispielsweise Blumen, Bücher, CDs usw., die dem Arbeitnehmer aus besonderem persönlichen Anlass gewährt werden. Aber Achtung: Weihnachten ist genauso wenig ein besonderer persön­licher Anlass wie Ostern oder Pfingsten. Ob das besondere persönliche Ereignis dagegen im privaten Rahmen (Hochzeit, Geburtstag …) oder beruflich, wie Jubiläen etc., veranlasst ist, ist gleichgültig. Ebenfalls wichtig: Die 60 € sind keine Jahres- oder Monatsgrenze, sondern kommen bei ­jedem (!) persönlichen Ereignis zum Tragen. Heißt: Sie können die 60-€-Freigrenze mehrmals im Jahr nutzen, falls verschiedene Anlässe anstehen. Bei den 60 € handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt also ein Gelegenheitsgeschenk diesen Betrag, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Neben der 60-€-Freigrenze gibt es eine weitere Freigrenze in Höhe von zzt. monatlich 44 €, ab 2022 erhöht auf 50 €, für Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass. Zusätzlich bietet § 37b Abs. 2 EStG die Möglichkeit der 30%igen Pauschalversteuerung (zuzüglich pauschaler Kirchensteuer) für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. Voraussetzung: Sie werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht. Sie können nicht alle Sachzuwendungen nach § 37b EStG pauschalieren. Diese neue Pauschalierungsmöglichkeit greift nicht bei

  • Sachzuwendungen im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EStG. Darunter fällt insbesondere die Überlassung ­eines Firmenwagens auch für Privatfahrten. Der so entstehende geldwerte Vorteil muss nach wie vor entweder nach der 1-%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.
  • Sachzuwendungen im Sinne von § 8 Abs. 3 EStG. Hiervon erfasst wird der Rabattfreibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr), der zum Zug kommt, wenn das Arbeit gebende Unternehmen den Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen gewährt, mit denen es Handel treibt.
  • Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen, wie z. B. Miles & More-Prämien (Pauschalbesteuerung mit 2,25 %; § 37a EStG).
  • Leistungen, die mit 25 % pauschal versteuert werden wie z. B. Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (§ 40 Abs. 2 EStG).
  • der Pauschalierung sonstiger Bezüge mit einem besonderen Pauschalsteuersatz in einer größeren Zahl von Fällen (bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro je Arbeitnehmer, § 40 Abs. 1 EStG).

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, die unter der monatlichen Freigrenze von 44 €, bzw. ab 2022 50 €, liegen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), sind steuerfrei. Wird die Freigrenze aber nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte ­Betrag steuerpflichtig. Bei der Prüfung, ob die Freigrenze eingehalten wird oder nicht, werden die nach § 37b EStG und § 40 EStG pauschal versteuerten Vorteile nicht mit einbezogen, sie bleiben ­außer Ansatz.

Wichtig für Ihr Lohnbüro: Die pauschal nach § 37b Abs. 1 EStG versteuerten Sachzuwendungen sind kein Arbeitslohn im sozialversicherungsrechtlichen Sinn, soweit die Zuwendungen an Arbeitnehmer eines Dritten ­erbracht werden und diese Arbeitnehmer nicht Arbeit­nehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind (§ 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung/SvEV). Der Umkehrschluss: Alle anderen pauschal versteuerten Sachzuwendungen z. B. an eigene Arbeitnehmer gelten als Arbeitsentgelt.

Sie können Ihren Mitarbeitern auch Gutscheine geben: Ein bei einem Dritten einzulösender Gutschein ist auch dann ein Sachbezug, wenn neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung ein anzurechnender ­Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist. Die 44-€- bzw. 60-€-Frei­grenze kann also angewendet werden. Das Finanzamt muss auch anerkennen, dass Sie Ihren Arbeitnehmern elektronische Gutscheine geben.

Achtung: Zu den Einnahmen in Geld gehören auch zweckgebundene Geldleistungen und nachträgliche Kostenerstattungen. Geben Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Geldleistungen, die an einen bestimmten Zweck gekoppelt sind oder erstatten Sie ihnen nachträglich Kosten, kann dies grundsätzlich kein Sachbezug sein. Geld­ersatzmittel und andere Vorteile, die auf einen Geld­betrag lauten, sind ebenfalls Geldleistungen und somit steuer- und sozialversicherungspflichtig. Gutscheine und Geldkarten fallen nur noch dann unter die Freigrenze, sofern Sie als Arbeitgeber sie Ihren Arbeitnehmern zusätzlich (!) zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Damit ist eine Gehaltsumwandlung von Barlohn in Sachbezug steuerlich nicht mehr begünstigt.

Dr. Claudia Ossola-Haring
Chefredakteurin
Peter Vogt
Chefredakteur
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