apocollect — der zentrale Informationspunkt in Ihrer Apotheke

07.01.2020
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Ausgangspunkt dieses Beitrages ist ein begeisternder Vortrag beim 6. TAD Apotheken-Küstengespräch Anfang ­November 2019 in Bremerhaven. Die Brüder Gerrit und ­Simon Nattler, beide Apotheker und Inhaber der ELISANA Apotheken in Dorsten und Gelsenkirchen, stellten ihr Software-Projekt apocollect vor, das eine ganze Reihe der Probleme mildern, wenn nicht sogar lösen kann, die von vielen Apothekern immer wieder beklagt werden. Ihre Redaktion war sofort von der Idee und deren Umsetzung begeistert. So ist es eine echte Herzensangelegenheit, heute darüber schreiben zu dürfen.

Bei unseren Besuchen in Offizin-Apotheken fallen uns immer wieder die Pinnwände auf, die mit einem großen Wust von Informationsschreiben von Rechenzentren, Industrie, Großhandel und den Verbänden/Kammern sowie allerlei ­Notizzetteln gespickt sind. Daneben finden sich Regale mit Ordnern, in denen noch mehr Informationen abgelegt werden – die kaum noch zu überblicken sind. Was beklagen die Apothekeninhaber und ihre Mitarbeiter, von den angestellten Apothekern über die PTA bis hin zur PKA am meisten? Die überbordende Bürokratie, die immer mehr Kräfte in der Offizin bindet. Beim pharmazeutischen Personal fressen die administrativen Tätigkeiten immer mehr Zeit, die infolgedessen zur Beratung der Patienten nicht zur Verfügung steht. Die Folge: Die Arbeit im HV macht immer weniger Spaß, die Motivation lässt nach. Aber auch bei bester Motivation passieren immer mehr Fehler – einer einzelnen Person ist es einfach nicht möglich, den Durchblick bei allen Verträgen, Verordnungen und Gesetzen zu behalten.

Der zweite Aspekt: Den Apothekeninhabern fällt es immer schwerer, Personal zu finden und an sich zu binden. Das Unternehmen Apotheke verliert an Attraktivität, weil die soziale Komponente kontinuierlich gegenüber der verwaltenden ­Tätigkeit an Boden verliert. Häufig hapert es an der Kommunikation und am Austausch zwischen dem Apothekeninhaber und seinen Mitarbeitern und unter diesen. Haben Sie gute Mitarbeiter (branchenübergreifend sind rund 16 % top, etwa 70 % durchschnittlich) sollten Sie deren Potenzial bestmöglich nutzen. Mitarbeitern, die größere Frei­räume ausfüllen können und wollen, sollten Sie dieselben verschaffen. Gewinnen Apotheker und PTA mehr Zeit für den Handverkauf, verbringen sie mehr Zeit mit emphatischen Tätigkeiten – das ist genau der Zugang zu den Menschen, der die Digitalisierung, so Gerrit Nattler, außer Kraft setzt.

Können Sie die Digitalisierung (in der Welt des Online-­Handels) mit ihren eigenen (Software-)Waffen schlagen? Bei der ersten kurzen Vorstellung von apocollect klingt es so. Ihre 'markt intern'-Redaktion hat unmittelbar nach dem Vortrag in Bremerhaven einen Besuch der ELISANA Apotheke in Dorsten vereinbart, um sich das Konzept und die Software erklären zu lassen. Zur Gesprächsvorbereitung treffen eine Broschüre und ein Konzept per Mail ein. Danke für das Vertrauen vorab!

Gerrit Nattler
© apocollect
Gerrit Nattler
Simon Nattler
© apocollect
Simon Nattler

So sitzt Ihr 'mi'-Chefredakteur kurzfristig den Gründern ­von apocollect bzw. der ELISANA Digital GmbH, Gerrit ­und Simon Nattler, gegenüber. Sie führen gemeinsam sechs ­ELISANA Apotheken im nördlichen Ruhrgebiet mit insgesamt 75 Mitarbeitern. Nach dem Studium stiegen sie 2006 bzw. 2009 in den elterlichen Betrieb ein und bauten die einzelne Elisabeth-Apotheke auf insgesamt sechs Filialen aus. Mit der Umbenennung in ELISANA schufen sie eine regionale Marke. Nach der Übernahme der Apotheken im Jahr 2013 stießen Gerrit und Simon Nattler durch starkes Wachstum und die Eröffnung weiterer Filialen auf Herausforderungen im Bereich der Mitarbeiterführung und -vernetzung. Mit Hilfe von Seminaren, durch persönliches Studium und ein hohes Interesse an den Möglichkeiten der Digitalisierung konnten sie durch die Einführung eines branchenfremden ­Intranets, die Installierung einer zweiten Führungsebene, Filialcoaches und Ressorts die interne Zusammenarbeit und die Unternehmensleistung extrem verbessern.

Dabei stellte sich heraus, wie wichtig eine perfekt ­geordnete und dokumentierte Kommunikation und der Aufbau ­eines 'Unternehmensgedächtnisses' sind. Toller 'Nebeneffekt': Die neue Struktur konnte bestehende Mitarbeiter binden und neue Bewerber anziehen. Nach Gesprächen mit Kollegen, Vorträgen auf Erfa-Tagungen und dem sehr positivem Feedback von der Apothekenkooperation entschlossen sie sich, diese Form der internen Vernetzung allen Apotheken vor Ort zu ermöglichen, da der Bedarf nach einer solchen Lösung stark steigt. Das war die Geburtsstunde von apocollect.

Der 'Arbeitsplatz'
© apocollect
Der 'Arbeitsplatz'

Interessierte Apotheker müssen nichts installieren, sondern das System ist einfach per Internetbrowser verfügbar. Sie registrieren sich unter einer Adresse, unter der ihr apocollect-Arbeitsplatz in Zukunft erreichbar sein soll. Und diese Adresse ist dann später an jedem anderen Computer, Tablett oder Handy einzugeben, um sich mit den Zugangsdaten einzuloggen. Das Sys­tem läuft auf allen möglichen Geräten. In unserem persönlichen Gespräch geht es sofort in medias res, Simon Nattler erklärt: „Unser System soll kein Qualitätsmanagement ersetzen. ­Aber viele kleinere Dinge drumherum. Wir schaffen einen zentralen Ort in der Apotheke, an dem die Kommunikation, die Infor­mationen und Entscheidungen gebündelt werden. Das ist ­lebendiges Wissensmanagement. Die Mitarbeiter wollen Wissen teilen.“

Themen im Journal sind beispielsweise die Berechnung von Impfstoffen, der aktuelle Informationsstand zum Preis-Anker (sind noch Anrufe notwendig oder nicht mehr, oder für die Ersatzkassen doch?). Die Spezialisten im Team müssen die Dinge nicht wiederholt erklären und gewinnen so Zeit. Im Journal werden also die Beiträge geteilt, die aktuell wichtig sind oder länger gültig bleiben. Jeder im Team kann Beiträge erstellen, die dann von den Kollegen kommentiert bzw. fortgesetzt werden. Mitarbeiter im Urlaub oder in Teilzeit sehen die Beiträge, wenn sie wieder in der Apotheke arbeiten – oder sich neugierigerweise vorher wieder einloggen. Über alles ist eine Volltext-Suche möglich. Das Wissen ist also für jeden Mitarbeiter zu finden und zu nutzen. Soweit zum Teil des Unternehmensgedächtnisses.

Inhaber, Filialleiter und Mitarbeiter können per apocollect miteinander kommunizieren. Natürlich ist das persönliche Gespräch durch nichts zu ersetzen. Doch wir kommunizieren heute zusätzlich via Facebook, WhatsApp und weiteren Plattformen. Solche Nachrichten sind geschäftlich genauso nützlich, zudem schätzen die Mitarbeiter den digitalen beruflichen Treffpunkt, denn privat sind sie es längst gewohnt, vernetzt zu sein. Ganz im Unterschied zu den Chats bei Facebook oder WhatsApp werden bei apocollect berufliche und private Nachrichten nicht vermischt. Was nicht heißt, dass es keine Gratulation zum bestandenen Examen oder zur Geburt des Kindes gibt oder geben darf. Zur Disziplin sagt ­Simon Nattler: „Das ist nicht mit den privaten Gruppenchats bei WhatsApp zu vergleichen. In den Apothekenteams werden nicht Massen von Videos und Bildern geteilt, da herrscht von selbst eine viel höhere Disziplin.“

Die Frage nach dem Löschen und Einschreiten, für den Fall, dass die Nachrichten überhandnehmen, hat sich damit erledigt. Die Entwicklung in der praktischen Arbeit bemerkt man auch an den Möglichkeiten, einzelne Mitarbeiter, die verschiedenen Berufsgruppen oder die Filialteams anzusprechen – je nachdem, was Sinn macht. Wechselt ein Mitarbeiter die Filiale, etwa zur Vertretung, hat er automatisch auf die dort relevanten Informationen Zugriff. Für einzelne Filialen können z. B. die Arzt-Urlaube hinterlegt werden – die für andere Filialen absolut uninteressant sind. Die Mitarbeiter, auch neue und Teilzeit-Mitarbeiter, wissen stets, was zu tun ist, weil die Informationen im Fluss bleiben.

Ansicht auf unterschiedlichen Endgeräten
© apocollect
Ansicht auf unterschiedlichen Endgeräten

Alle Beiträge innerhalb von apocollect sind sicher dokumentiert. Man sieht direkt, wer die Nachrichten gelesen hat. Dienstliche Anweisungen kann der Apothekeninhaber entsprechend kenntlich machen. Eine Zustimmung dazu muss mit dem Passwort bestätigt werden. Apropos sicher: Selbstverständlich ist für die Gründer die Einhaltung aller Regeln des Datenschutzes, DSGVO-konform. Zudem werden die Daten in Deutschland gehostet und sie sind so verschlüsselt, dass nur Ihr Team Zugriff darauf hat. Täglich werden ­mehrere Backups durchgeführt – damit nichts verloren geht.

'mi'-Fazit: apocollect ist eine neue Art der Zusammenarbeit – die Elemente der privaten Kommunikation in eine geschäftliche Plattform für Apothekenteams übersetzt Die ­stringente Nutzung führt zu einer besseren Zusammenarbeit im Team  Die Basisfunktionen 'Journal' (der Treffpunkt für Ihr Team), Chat und die zentrale Suche sind in einer kosten­losen Version von apocollect verfügbar Im Laufe des ­Jahres 2020 werden eine Mobile App, eine Personal­akte, Kalender und Aufgaben dazukommen Sie registrieren sich unter www.apocollect.de und starten garantiert kostenlos. Das System ist zunächst leer, Sie müssen es selbst einrichten und mit Leben füllen. Das ist zwar Chefsache, nichts spricht dagegen, gleich gemeinsam mit einem besonders engagierten Mitarbeiter zu starten. Wir meinen: Es lohnt sich ganz sicher ab einem Team von fünf Personen.

RA Christoph Bach
Chefredakteur
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